Términos del asistente de IA
Vigentes desde el 15 de octubre de 2026. El asistente viene incluido y activo en tu plataforma como parte del servicio (hoy sin costo adicional). Tu empresa puede apagarlo en cualquier momento; la plataforma funciona completa sin él. Esta versión amplía la anterior: en Procesos, cuando un procedimiento es largo, puedes pedirle a Vega que encuentre dónde partirlo en dos que se encadenan; Vega recibe sus pasos y quién hace cada uno, y partirlo ocurre hasta que tú lo confirmas. Las versiones previas sumaron que, en Procesos, el equipo de procesos puede subir un documento que la empresa ya tiene (un manual, una política, un procedimiento) para que Vega encuentre los procedimientos que trae y proponga el borrador de los que elija, cada pieza con la parte del documento de donde sale; el archivo no se guarda y una norma ISO o IEC no se le envía; que, en la Academia, Vega puede leer en voz alta las cápsulas publicadas de un curso, con una voz generada que el reproductor señala siempre; quien cura el curso escucha cada audio y lo publica antes de que lo oiga nadie, y Vega escucha lo generado para avisarle si algo suena distinto del texto; que, en el buscador (⌘K), Vega responde cómo se hace algo según los procedimientos, las políticas y los instructivos de tu empresa, leyendo solo la versión que rige de los que tú puedes consultar, nunca un borrador, con la liga a la regla o al paso que cita; y que, si una nota está ligada a un evento y le pide a Vega que la lea quien fue invitado a ese evento —no solo quien la ligó—, también van el título y la descripción de ese evento, lo mismo que esa persona ve en su propio calendario (a quien no fue invitado no le llegan); lo que dice el evento de tu calendario (su título y su descripción, sin enlaces ni datos de la videollamada) cuando tú lo ligaste a la nota y eres tú quien le pide a Vega que la lea, como contexto de qué iba la reunión (Vega no los cita ni saca puntos de ellos); la Academia, donde Vega lee el material de un curso (una política, un procedimiento) y propone sus cápsulas en borrador para que quien cura el curso las revise una por una con su fuente al lado; que Vega ordena una nota que tomaste sin plantilla, o busca en ella lo que le escribas que quieres encontrar; y que en cualquier plantilla marca como posible compromiso lo que oyó que alguien quedó de hacer. Nada se crea ni se publica sin que lo confirmes.1. Qué es
Un conjunto de funciones que proponen; no deciden por ti. Te ayuda a redactar metas, descripciones de puesto, indicadores y entregables; a proponer cómo medir una meta; a redactar los aprendizajes del ciclo; y a acompañar el taller de estrategia y armar su mapa. En las juntas, transcribe lo que se dice, lee la conversación para proponer notas, ideas y compromisos, lee lo que escuchaste con la plantilla que elegiste para proponer sus secciones (o, sin plantilla, la ordena o busca en ella lo que le pides), redacta el resumen que reciben los invitados de fuera y propone la guía y las secciones de una plantilla de escucha. Y en el buscador (⌘K), si se lo pides, Vega señala lo que requiere más atención de tu lista «¿Qué tengo que hacer?» y te responde cómo va una meta, un proyecto o un indicador, qué compromisos tienes o tiene alguien más, qué tienes en tu agenda y cómo se hace algo según los procedimientos, las políticas y los instructivos de tu empresa. También te prepara un compromiso o una tarea a partir de lo que le pides («crea un compromiso para Laura: mandar la propuesta el viernes», «crea una tarea para revisar precios el lunes, 30 minutos»): Vega lo deja listo para que lo revises, y lo creas tú. En la Academia, lee el material que sube quien cura un curso, o el documento de Procesos que toma como material, y propone sus cápsulas en borrador, cada una con el fragmento del que sale; y lee en voz alta las cápsulas publicadas, para escucharlas además de leerlas. En Procesos, lee el documento que sube el equipo de procesos, encuentra los procedimientos que trae y propone el borrador de los que eliges, cada pieza con la parte del documento de donde sale.2. Qué información se envía
Lo que se envía a nuestros proveedores (§6) depende de la función que usas:Al redactar una meta, un puesto, un indicador o un entregable: el texto de lo que estás redactando (logro, cifras, fechas, unidad), la estrategia que tu empresa ya aprobó (misión, visión, valores y prioridades), los nombres de indicadores relacionados y las respuestas que tú escribas. En una meta se envía además el nombre de tu jefe directo.En los aprendizajes del ciclo: las metas, los indicadores con sus valores reales y sus objetivos, los compromisos cumplidos, tus reflexiones y el texto de las notas de las juntas.En el taller de estrategia y su mapa: el nombre y los datos generales de tu empresa, los capítulos de estrategia y las respuestas del taller. Cuando el taller junta a varias personas, cada respuesta va con el nombre de quien la dio.Al escuchar una junta: el audio, en trozos de unos 45 segundos, mientras la escucha esté encendida. Incluye la voz de todos los presentes, también la de invitados de fuera.Al dictar en la caja de búsqueda: tu voz la convierte en texto el reconocimiento de voz de tu navegador —el de Google en Chrome, el de Apple en Safari—, no Hecania. A nosotros solo llega el texto, como si lo hubieras escrito, y Vega lo trabaja igual. Si tu navegador no reconoce voz, el micrófono no aparece.Al leer una junta: la transcripción, el nombre de la junta y de tu empresa, su propósito, los nombres de los participantes (y de los invitados de fuera, con su organización), los temas, los compromisos con su responsable y tus apuntes.Al leer lo que escuchaste con una plantilla (una conferencia, una entrevista, tus ideas): la transcripción, las secciones de la plantilla y lo que quieres cubrir. Si todavía no dijiste qué fue, también el catálogo de plantillas de tu empresa (el nombre y el «para qué» de cada una), para que Vega sugiera una con las frases en que se basa. Vega solo propone: cada punto llega con la frase de donde sale y tú lo aceptas o lo descartas. Con cualquier plantilla, lo que suena a compromiso —quién y cuándo, dichos en esa frase— lo marca en la sección en que aparezca; al tocar «Hacerlo compromiso», la persona y la fecha las resuelve la plataforma sin enviar nada, y el compromiso se crea hasta que tú lo confirmas.Al leer una nota sin plantilla: si pides que la ordene, la transcripción de esa sesión, las secciones con que la ordena (de qué trató, ideas clave, lo que quedó abierto y los temas) y el catálogo de plantillas de tu empresa (el nombre y el «para qué» de cada una), para que Vega sugiera una. Si le escribes qué quieres que encuentre («Dime qué busco»), van dos envíos: el primero lleva solo tu frase, para que Vega arme las secciones con tus palabras; el segundo lleva la transcripción de esa sesión, esas secciones, el catálogo de plantillas de tu empresa (el nombre y el «para qué» de cada una) y tu frase como «para qué la uso». Lo que suena a compromiso lo marca con la frase que oyó; al tocar «Hacerlo compromiso», la persona y la fecha las resuelve la plataforma sin enviar nada, y el compromiso se crea hasta que tú lo confirmas.Si tú ligaste la nota a un evento de tu calendario, o fuiste invitado a ese evento, y eres tú quien pide la lectura (con o sin plantilla): también su título y su descripción (sin enlaces ni datos de la videollamada), tal como estaban al ligarlo, como contexto de qué iba la reunión: lo mismo que ves de ese evento en tu propio calendario. Vega no los cita ni saca puntos de ellos: cada punto sale de la transcripción. Si la lectura la pide otra persona de la sesión que no fue invitada a ese evento, el evento no se envía. Sus invitados no se envían (solo sirven para saber si quien pide fue invitado), y en «Dime qué busco» el primer envío sigue llevando solo tu frase.En el resumen para invitados de fuera: la transcripción, el nombre y la organización del invitado y los compromisos que se comparten con él.Al proponer una plantilla de escucha (lo que quiero cubrir y lo que Vega saca): el nombre de la plantilla, para qué la usas si lo escribiste y la estrategia que tu empresa ya aprobó (misión, visión, valores y prioridades). No se envía nada de lo que se ha escuchado. Vega solo propone: la plantilla cambia hasta que la guardas.Al preguntarle a Vega qué requiere más atención: los renglones de tu lista «¿Qué tengo que hacer?», tal como los ves: el nombre de cada compromiso, tarea, proyecto o entregable, su fecha, cuánto tiempo tiene reservado esta semana y la junta o el proyecto de donde viene. Vega lee lo mismo que tú ya ves en la plataforma, ni más ni menos: si una tarea de Google o Microsoft ya aparece en tu Mi Tiempo, va con su nombre.Al preguntarle a Vega cómo va algo: tu pregunta y lo que la plataforma ya leyó de esa meta, proyecto o indicador, con los permisos con los que tú la ves: su nombre, cómo van sus indicadores en la semana de revisión (real contra objetivo), cuáles faltan de capturar, sus entregables y su próximo hito, y sus compromisos abiertos con su fecha.Al preguntarle a Vega por compromisos (los tuyos, los de una persona, una junta o un proyecto): tu pregunta y los compromisos que la Minuta te deja ver, tal como los ves: su descripción, quién es responsable, su fecha, si está vencido y de dónde viene (tu 1 a 1, quién lo pidió, la junta).Al preguntarle a Vega qué tienes (hoy, otro día o una semana): tu pregunta y tu agenda de ese día o semana, la misma de tu correo «Mi día» y del semanal: el nombre y la hora de tus eventos y tus tareas y, solo de las empresas que tienen el asistente, tus juntas, tus 1:1, el tiempo que apartaste para lo suyo y los compromisos que vencen ahí.Cuando le preguntas a Vega por un procedimiento, una política o un instructivo, lee solo la versión que rige de los documentos de Procesos que tú puedes consultar y te responde con la liga a la regla o al paso que cita. No lee borradores. Se envían tu pregunta y las piezas de esos documentos que la plataforma encontró para ella: el texto de cada regla o paso, el nombre de su documento y su número. Lo que ya se publicó y todavía no rige no se le envía: la plataforma te lo dice aparte, con la fecha en que entra en vigor.Al pedirle a Vega que encuentre dónde partir un procedimiento (en el editor de Procesos, cuando es largo): su nombre y sus pasos como están en el editor —el texto de cada uno, si es un paso o una decisión, quién lo hace (el nombre de su carril) y en qué caso va—, y los números de paso donde la plataforma calculó que se puede partir sin perder nada. Vega elige uno de esos números y propone el nombre del segundo; las reglas y los formatos que citan los pasos no se le envían. Partirlo ocurre hasta que tú lo confirmas.Al pedirle a Vega que te prepare una tarea: solo tu frase. Vega la separa en partes (qué, el día, la hora, cuánto tiempo y si se repite). Tus horas libres de ese día las calcula la plataforma con tu agenda y tu jornada, sin enviarlas, y lo que ligas a la tarea (un compromiso o un proyecto tuyo) tampoco sale.Al pedirle a Vega que te prepare un compromiso (en el buscador, o desde un renglón de tu nota que quieres hacer compromiso): solo tu frase, o ese renglón. Vega lo separa en partes (qué, para quién, cuándo, la junta y el proyecto que mencionas); a quién te refieres, la fecha y tus proyectos los resuelve la plataforma, sin enviarlos. El compromiso se crea hasta que tú lo confirmas, y queda anotado que lo creaste con ayuda de Vega.Al proponer las cápsulas de un curso: el texto del material que sube quien cura el curso (un PDF con texto o un Word, que la plataforma extrae sin la IA y parte en fragmentos con su página o su encabezado) o del documento de Procesos de tu empresa que toma como material (su última versión publicada, partida en sus piezas: propósito, alcance, referencias, reglas, pasos, registros y formatos); el nombre del archivo, o el del documento y su versión; el título, el tema, el resumen del curso y a quién va dirigido; el nombre de tu empresa; el arranque de hasta tres cápsulas ya publicadas del curso, para que Vega escriba con su misma voz; y los nombres de los puestos y las áreas de la estructura de tu empresa, para ordenar por carriles los pasos de un flujo.Al proponer un procedimiento desde un documento: el texto del documento que sube el equipo de procesos (un PDF con texto o un Word, que la plataforma extrae sin la IA y parte en fragmentos con su página o su encabezado), su nombre de archivo, el nombre de tu empresa y si es un procedimiento, una política o un instructivo. Para proponer el borrador de un procedimiento elegido se envían solo los fragmentos de ese procedimiento y los nombres de los puestos y las áreas de la estructura de tu empresa, para ordenar por carriles los pasos de su Flujo. Si el texto es el de una norma ISO o IEC (sus términos prohíben que una inteligencia artificial la lea), la plataforma lo detecta y no se envía.Al leer en voz alta una cápsula: el texto de la cápsula PUBLICADA, tal como lo ve quien estudia (su título, la idea en una frase, sus cifras, sus bloques, su cuerpo y sus listas; de un flujo, solo su título), partido en párrafos, con la voz y el estilo con que se lee (por ejemplo, «acento latinoamericano neutro, tono cálido»). Para verificar que la voz dijo lo que dice el texto, también se envía el audio generado de cada párrafo junto con su texto, y Vega señala a quien cura lo que suena distinto. No se envían las preguntas del control ni nada de quien estudia.Al elegir la voz de los cursos de tu empresa: se consulta la lista de voces disponibles, sin enviar nada de tu empresa; y para escuchar una muestra, una frase fija (o la palabra de tu diccionario «cómo se dice» que se prueba), con la voz y el estilo elegidos. Cada muestra se genera una vez y se guarda. Las palabras de ese diccionario también van, ya cambiadas, en el texto de las cápsulas que las usan.3. Cuándo se envía
Casi siempre, solo cuando presionas el botón del asistente. Hay cinco excepciones:La escucha de una junta envía audio de forma continua mientras está encendida, y puede arrancar sola al abrir la sesión si la junta tiene la escucha activada. Con invitados de fuera nunca arranca sola: alguien tiene que encenderla para esa sesión.En el taller de estrategia, al guardar una respuesta el asistente puede formular una repregunta.Al subir el material de un curso o tomar un documento de Procesos, si el asistente está encendido, Vega lo lee y propone las cápsulas en cuanto la plataforma tiene su texto: subirlo o tomarlo es pedírselo.Al presionar «Encuentra dónde partirlo» en un procedimiento largo: Vega lee sus pasos solo entonces, una vez por cada vez que lo presionas.Al subir un documento a Procesos para que Vega lo proponga, Vega lo lee para encontrar los procedimientos que trae en cuanto la plataforma tiene su texto: subirlo es pedírselo. Proponer el borrador de cada uno ocurre cuando lo eliges.Al pedir el audio de unas cápsulas, Vega las lee en segundo plano, de a poco, en los minutos siguientes: pedirlo es el botón; el envío ocurre después, aunque quien lo pidió ya no tenga la pantalla abierta.4. Qué información NO se envía
No se envían correos electrónicos ni contraseñas. De tu calendario y tus tareas de Google o Microsoft solo sale lo que ya ves en tu Mi Tiempo, y únicamente cuando le preguntas a Vega por tu lista o por tu agenda, o cuando le pides que lea una nota, si tú ligaste la nota a un evento de tu calendario, o fuiste invitado a ese evento (su título y su descripción, sin enlaces ni datos de la videollamada, tal como estaban al ligarlo). No se envían archivos como tales: de la transcripción que tú mismo cargues para que el asistente la lea, del material que sube quien cura un curso o del documento de Procesos que toma, y del documento que sube el equipo de procesos para proponer un procedimiento, sale solo su texto. Ese archivo, además, no se guarda: se lee y se borra; su texto se conserva solo mientras se revisa la propuesta.Al proponer las cápsulas de un curso o un procedimiento desde un documento, no se envían nombres de personas: de la estructura de tu empresa salen solo los nombres de los puestos y las áreas.En las descripciones de puesto, no se envía el nombre de las personas que ocupan el puesto: la plataforma los retira del texto antes de enviarlo.5. Qué se guarda
De una junta, el audio no se guarda: se envía, se transcribe y se descarta. Lo que queda es el texto de la transcripción, como parte de la junta.De una cápsula de la Academia, el audio sí se guarda, en el almacén privado de la plataforma, con la voz, el estilo y el modelo con que se hizo: es la cápsula leída, no la voz de una persona. Queda por publicar y nadie lo oye hasta que quien cura el curso lo escucha y lo publica; si el texto de la cápsula cambia, deja de ofrecerse hasta actualizarlo.La mayoría de las propuestas solo aparecen en pantalla y se guardan si tú las aplicas. Algunas se guardan como borrador para que las revises: los aprendizajes del ciclo, las repreguntas y la síntesis del taller de estrategia, el mapa de estrategia y las cápsulas que Vega propone para un curso (que nadie ve hasta que quien cura el curso las publica). Ningún borrador se da por definitivo sin tu confirmación.6. El proveedor y el uso de tu información
El procesamiento lo realiza Google LLC mediante su servicio Gemini. Cuando Gemini está saturado o no responde, el texto de esa petición lo procesa en su lugar, como respaldo, Anthropic PBC mediante su servicio Claude. El audio de las juntas y la lectura en voz alta de la Academia los procesa siempre Google.A los dos los contratamos en su modalidad comercial de pago, bajo la cual no utilizan tu información —textos ni audio— para entrenar ni mejorar sus modelos. La conservan por un periodo limitado únicamente para detectar usos indebidos y cumplir obligaciones legales.Si esta condición cambiara de forma sustancial, actualizaremos estos términos y te lo notificaremos.7. Qué decides tú
El asistente propone. Sus propuestas se muestran para que las apliques o las descartes, y ningún cambio queda como definitivo hasta que tú lo confirmas.8. Viene activo — y cómo se apaga
El asistente viene activo por default como valor incluido del servicio. La decisión de mantenerlo o apagarlo es de tu empresa —la información involucrada pertenece a la empresa y no a un usuario individual—, por lo que quien administra el espacio de trabajo puede desactivarlo en cualquier momento desde Configuración; al desactivarse, el asistente deja de estar disponible para todos los usuarios de ese espacio, sin afectar nada más de la plataforma. La escucha de juntas se puede apagar además para una junta, o solo para una sesión. Si en el futuro esta función tiene costo, el uso incluido hasta entonces se considera periodo de prueba y el cobro solo aplicará con aviso previo y aceptación expresa.9. Registro de la aceptación
Cuando alguien de tu empresa acepta estos términos, guardamos quién y cuándo. La fecha de vigencia de arriba dice qué versión estaba publicada en ese momento.10. Limitaciones
El asistente es una ayuda. Puede equivocarse —también al transcribir— y sus sugerencias no constituyen asesoría profesional. La responsabilidad sobre el contenido final es tuya.11. Contacto
Responsable del servicio: Eduardo Cárdenas Avendaño.Para cualquier duda sobre estos términos o sobre el manejo de tu información, escribe a contacto@estrategiq.com.